Klachtenregeling

I Begripsbepalingen

Artikel 1
In deze regeling wordt verstaan onder:
a. school: een school als bedoeld in de Wet op het Voortgezet Onderwijs;
b. klachtencommissie: de commissie als bedoeld in artikel 3, eerste lid;
c. klager: een (ex-)leerling, een ouder/voogd/verzorger van een minderjarige (ex-)leerling, (een lid van) het personeel, (een lid van) de directie, (een lid van) het bestuur of een vrijwilliger die werkzaamheden verricht voor de school, alsmede een persoon die anderszins deel uitmaakt van de scholengemeenschap, die een klacht heeft ingediend;
d. aangeklaagde: een (ex)leerling, ouder/voogd/verzorger van een minderjarige (ex)leerling, (een lid van) het personeel, (een lid van) de directie, (een lid van) het bestuur of een vrijwilliger die werkzaamheden verricht voor de school, alsmede een persoon die anderszins deel uitmaakt van de schoolgemeenschap, tegen wie een klacht is ingediend.
e. klacht: klacht over gedragingen en beslissingen dan wel het nalaten van gedragingen en het niet nemen van beslissingen van de aangeklaagde;
f. vereniging: Vereniging voor Christelijk Voortgezet Onderwijs voor Zeeuwsch-Vlaanderen;
g. bestuur: het bestuur van de Vereniging voor Christelijk Voortgezet Onderwijs voor Zeeuwsch-Vlaanderen;
h. medezeggenschapsraad: de medezeggenschapsraad, als bedoeld in artikel 3 van de Wet medezeggenschap onderwijs 1992;
i. vertrouwenspersoon: een door de schoolleider benoemde persoon die functioneert als aanspreekpunt bij klachten;
j. schoolleider: de rector van het Zeldenrust-Steelantcollege;
k. teamleider/afdelingsleider: een integraal leidinggevende van een organisatorische eenheid, die wordt gevormd door een groep medewerkers aan wie door de directie de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van onderwijs is opgedragen.

II De behandeling van klachten door de school

Artikel 2
Voorfase klachtbehandeling
2.1 De school beschikt ten minste over één interne vertrouwenspersoon en één externe vertrouwenspersoon die kunnen functioneren als aanspreekpunt bij klachten.
2.2 Het gaat hier om klachten die tussen klager en aangeklaagde op een bevredigende en snelle wijze kunnen worden afgehandeld of na en in overleg met de vertrouwenspersoon (of ieder ander die de voorkeur heeft van klager).
2.3 Klachten die niet volgens de in lid 2.2 vermelde wijze kunnen worden afgehandeld, worden met inachtneming van het mandateringsbesluit voorgelegd aan de directleidinggevende, in casu de teamleider/afdelingsleider.
2.4 Behandeling van de klacht geschiedt als volgt:
a. de in lid 2.3 gemandateerde persoon nodigt klager en aangeklaagde schriftelijk uit voor een gesprek. Zonodig wordt informatie ingewonnen bij derden;
b. de in lid 2.3 gemandateerde persoon handelt de klacht binnen twee weken af. Klager en aangeklaagde(n) worden schriftelijk in kennis gesteld van de bevindingen en de conclusies met betrekking tot de klacht;
c. de afhandeling van de klacht en de wijze waarop dit is gebeurd worden door de in lid
2.3 gemandateerde persoon geregistreerd.
2.5 Indien de behandeling van de klacht zoals aangegeven in lid 2.4 niet leidt tot een oplossing van de klacht meldt de gemandateerde dit bij de schoolleider.
2.6 De schoolleider behandelt de klacht met inachtneming van de bepalingen in lid 2.4.
2.7 Klagers kunnen zich met inachtneming van artikel 4, lid 3 te allen tijde richten tot de klachtencommissie.
2.8 Klachten over seksuele intimidatie en seksueel misbruik worden behandeld volgens het protocol seksuele intimidatie en seksueel misbruik.

III Klachtencommissie

Artikel 3
Instelling klachtencommissie
3.1 Er is een onafhankelijke klachtencommissie voor de school. De commissie is ingesteld door het bestuur.
3.2 De klachtencommissie bestaat uit een voorzitter en tenminste twee leden, die worden benoemd, geschorst en ontslagen door het bestuur. Zij maken geen deel uit van het bestuur en zijn niet werkzaam voor of bij het bestuur.
3.3 Het bestuur benoemt overeenkomstig het tweede lid de plaatsvervangende leden.
3.4 De leden en de plaatsvervangende leden van de klachtencommissie dienen zo mogelijk te beschikken over juridische, rechtspositionele, sociale of medische deskundigheid.
3.5 In geval van afwezigheid wordt de voorzitter van de klachtencommissie vervangen door zijn plaatsvervanger.
3.6 Deelnemers aan de schoolgemeenschap, waaronder leden van het personeel, van het bestuur, alsmede ouders/voogden/verzorgers en de vertrouwenspersoon kunnen geen zitting hebben in de klachtencommissie.
Artikel 4
Taken klachtencommissie
4.1 De klachtencommissie onderzoekt de klacht en adviseert het bestuur hierover.
4.2 De klachtencommissie geeft gevraagd of ongevraagd advies aan het bestuur over:
a. (on)gegrondheid van de klacht;
b. het nemen van maatregelen;
c. overige door het bestuur te nemen besluiten.
4.3 De klachtencommissie gaat na, of behandeling van de klacht door de school mogelijk is c.q. voldoende heeft plaatsgevonden. Indien blijkt dat de behandeling van de klacht door de school geen oplossing biedt voor klager hervat de klachtencommissie na berichtgeving hierover van klager haar onderzoek.
4.4 De klachtencommissie neemt, ter bescherming van alle direct betrokkenen, de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht bij de behandeling van een klacht. De leden van de klachtencommissie zijn verplicht tot geheimhouding van alle zaken die zij in die hoedanigheid vernemen. Deze geheimhouding vervalt niet nadat de leden hun taak als lid van de klachtencommissie hebben beëindigd.
4.5 De klachtencommissie brengt jaarlijks aan het bestuur schriftelijk verslag uit van de werkzaamheden.

Artikel 5
Zittingsduur
De leden en de plaatsvervangende leden van de klachtencommissie worden door het bestuur benoemd voor een periode van vier jaar. De voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter en de commissieleden zijn herbenoembaar.

IV De procedure bij de klachtencommissie

Artikel 6
Indienen van een klacht
6.1 De klager dient de klacht in bij:
a. het bestuur, of
b. de klachtencommissie.
6.2 De klacht dient binnen een jaar na de gedraging of beslissing te worden ingediend, tenzij de klachtencommissie anders beslist.
6.3 Indien de klacht bij het bestuur wordt ingediend, verwijst het bestuur klager naar de klachtencommissie, tenzij toepassing wordt gegeven aan het vierde lid.
6.4 Het bestuur kan de klacht zelf afhandelen indien het van mening is dat de klacht op een eenvoudige wijze kan worden afgehandeld. Het bestuur meldt een dergelijke afhandeling op verzoek van klager aan de klachtencommissie.
6.5 Indien de klacht wordt ingediend bij een ander orgaan dan de in het eerste lid genoemde, verwijst de ontvanger de klager aanstonds door naar de klachtencommissie of naar het bestuur. De ontvanger is tot geheimhouding verplicht.
6.6 Het bestuur kan een voorlopige voorziening treffen.
6.7 Op de ingediende klacht wordt de datum van ontvangst aangetekend.
6.8 Na ontvangst van de klacht deelt de klachtencommissie het bestuur, de schoolleider, de klager en de aangeklaagde binnen vijf werkdagen schriftelijk mee dat zij een klacht onderzoekt.
6.9 Klager en aangeklaagde kunnen zich laten bijstaan of laten vertegenwoordigen door een gemachtigde.
Artikel 7
Intrekken van de klacht
Indien de klager tijdens de procedure bij de klachtencommissie de klacht intrekt, deelt de klachtencommissie dit aan de aangeklaagde, het bestuur en de schoolleider mee.
Artikel 8
Inhoud van de klacht.
8.1 De klacht wordt schriftelijk ingediend en ondertekend.
8.2 De klacht bevat ten minste:
a. de naam en het adres van de klager;
b. een zo duidelijk mogelijke omschrijving van de gedraging of beslissing waarop de klacht betrekking heeft;
c. wie zich zo heeft gedragen;
d. waar, wanneer en jegens wie de gedraging of beslissing heeft plaatsgevonden;
e. de reden waarom de klager bezwaar heeft tegen de voorfase of de uitkomst daarvan.
8.3 Indien niet is voldaan aan het gestelde in het tweede lid, wordt de klager in de gelegenheid gesteld het verzuim binnen twee weken te herstellen. Is ook dan nog niet voldaan aan het gestelde in het tweede lid, dan kan de klacht niet-ontvankelijk worden verklaard.
8.4 Indien de klacht niet-ontvankelijk wordt verklaard wordt dit aan klager, aangeklaagde(n), het bestuur en de schoolleider gemeld.

Artikel 9
Vooronderzoek
De klachtencommissie is in verband met de voorbereiding van de behandeling van de klacht bevoegd alle gewenste inlichtingen in te winnen. Zij kan daartoe deskundigen inschakelen en hen zo nodig uitnodigen voor de hoorzitting. Indien hieraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging van het bestuur vereist.

Artikel 10
Hoorzittting
10.1 De voorzitter van de klachtencommissie bepaalt plaats en tijdstip van de zitting waarin klager en aangeklaagde(n) tijdens een niet-openbare zitting in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord.
10.2 De hoorzitting vindt plaats binnen vier weken na ontvangst van de klacht.
10.3 De klager, aangeklaagde(n) alsmede eventuele andere belanghebbenden worden buiten elkaars aanwezigheid gehoord, tenzij de klachtencommissie anders bepaalt.
10.4 Van het horen van klager en aangeklaagde(n) kan worden afgezien indien zij schriftelijk verklaren geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
10.5 De klachtencommissie kan bepalen, al dan niet op verzoek van de klager of de aangeklaagde(n), dat de vertrouwenspersoon bij het verhoor aanwezig is.
10.6 Van de hoorzitting wordt een verslag gemaakt.
10.7 Het verslag bevat:
a. de namen en de functie van de aanwezigen;
b. een zakelijke weergave van wat over en weer is gezegd;
c. de handtekeningen van de voorzitter en de secretaris.

Artikel 11
Quorum
Voor het houden van een zitting is vereist, dat tenminste twee leden van de klachtencommissie, waaronder de voorzitter, aanwezig zijn.

Artikel 12
Niet-deelneming aan de behandeling
De voorzitter en de leden van de klachtencommissie nemen niet deel aan de behandeling van een klacht, indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn.

Artikel 13
Advies
13.1 De klachtencommissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het advies dat aan het bestuur wordt uitgebracht.
13.2 De klachtencommissie rapporteert haar bevindingen schriftelijk aan het bestuur binnen vier weken nadat de hoorzitting heeft plaatsgevonden. Deze termijn kan met vier weken worden verlengd. Deze verlenging meldt de klachtencommissie met redenen omkleed aan de klager, aangeklaagde(n), het bestuur en de schoolleider.
13.3 De klachtencommissie geeft in haar advies een gemotiveerd oordeel over het al dan niet gegrond zijn van de klacht en deelt dit oordeel ook schriftelijk mee aan de klager, de aangeklaagde(n) en de schoolleider.
13.4 De klachtencommissie kan in haar advies tevens een aanbeveling doen over de door het bestuur te treffen maatregelen.
V Besluitvorming door het bestuur

Artikel 14
Besluitvorming door het bestuur
14.1 Binnen vier weken na ontvangst van het advies van de klachtencommissie deelt het bestuur aan de klager, de aangeklaagde(n), de schoolleider en de klachtencommissie schriftelijk en gemotiveerd mee of het bestuur het oordeel over de gegrondheid van de klacht deelt en of hij naar aanleiding van dat oordeel al dan niet voornemens is maatregelen te treffen en zo ja welke. De mededeling gaat vergezeld van het advies van de klachtencommissie, tenzij zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten.
14.2 Deze termijn kan eenmalig met ten hoogste vier weken worden verlengd. Deze verlenging meldt het bestuur met redenen omkleed aan de klager, de aangeklaagde(n), de schoolleider en de klachtencommissie.
14.3 De beslissing als bedoeld in het eerste lid wordt door het bestuur niet genomen dan nadat aangeklaagde(n) in de gelegenheid is/zijn gesteld zich mondeling en/of schriftelijk te verweren tegen de door het bestuur voorgenomen beslissing.

VI Slotbepalingen

Artikel 15
Openbaarheid
15.1 Het bestuur legt deze regeling op school ter inzage.
15.2 Het bestuur stelt alle belanghebbenden op de hoogte van deze regeling.

Artikel 16
Evaluatie
De regeling wordt binnen vier jaar na inwerkingtreding door het bestuur, de klachtencommissie en de medezeggenschapsraad geëvalueerd.

Artikel 17
Wijziging van de regeling
Deze regeling kan door het bestuur worden gewijzigd of ingetrokken, na overleg met de klachtencommissie en met inachtneming van alle vigerende bepalingen.

Artikel 18
Overige bepalingen
18.1 In gevallen waarin de regeling niet voorziet beslist het bestuur.
18.2 De toelichting maakt deel uit van de regeling.
18.3 Deze regeling kan worden aangehaald als “Klachtenregeling onderwijs Zeldenrust-Steelantcollege”.
18.4 Deze regeling treedt met onmiddellijke ingang in werking.